Uczelniane Forum Sekretariatów rozpoczęło działalność w Politechnice Białostockiej

Uczelniane Forum Sekretariatów zainaugurowało swoją działalność w Politechnice Białostockiej. Do jego zadań należy wypracowanie nowych rozwiązań i rozwój współpracy z innymi jednostkami Uczelni na rzecz efektywnej obsługi administracyjnej.

Sekretariaty to centra administracyjnego wsparcia Politechniki Białostockiej. Jak usprawnić przepływ informacji pomiędzy nimi na 6 wydziałach Uczelni? Jak rozwijać współpracę wewnętrzną z różnymi jednostkami administracji centralnej oraz ogólnouczelnianymi? Tym zajmie się Uczelniane Forum Sekretariatów, którego działalność zainaugurowała Rektor Politechniki Białostockiej.

– Uczelniane Forum Sekretariatów to cenna inicjatywa pracowników Politechniki Białostockiej, którzy widzą potrzebę wspólnego działania, dzielenia się doświadczeniami, podnoszenia swoich kompetencji oraz ustalania pewnych rozwiązań administracyjnych – mówi dr hab. inż. Marta Kosior-Kazberuk, prof. PB, Rektor Politechniki Białostockiej. – Działalność Forum z pewnością przyczyni się do podniesienia standardów pracy w Uczelni, ale też określania potrzeb w obszarze szkoleń. Inicjowanie dyskusji na temat ważnych tematów, identyfikowanie problemów i proponowanie rozwiązań – to jest naprawdę ważne i potrzebne, ponieważ ułatwi tworzenie prawa uczelnianego i w efekcie – usprawni pracę nas wszystkich. Na efektywność Forum wpłynie także wykorzystywanie najróżniejszych narzędzi do automatyzacji pracy czy upraszczania pewnych procedur.

W Politechnice Białostockiej sekretariaty współpracują praktycznie ze wszystkimi jednostkami administracji Uczelni, zajmując się sprawami począwszy od kwestii administracyjnych, prawnych, finansowych – w tym zamówień publicznych, ale też obsługi procesu dydaktycznego czy kół naukowych. Stąd pomysł powołania Uczelnianego Forum Sekretariatów, które stanowi platformę współpracy. Do jego zadań m.in. należy optymalizacja procesów administracyjnych, a także wspólne wypracowanie rozwiązań usprawniających pracę sekretariatów i proponowanie ich władzom Uczelni.

– Wierzymy, że stworzenie miejsca do regularnej komunikacji i współpracy przyniesie korzyści na wielu poziomach – wyjaśnia mgr Kinga Jatkowska-Łukaszuk, przewodnicząca Uczelnianego Forum Sekretariatów, kierownik sekretariatu na Wydziale Mechanicznym Politechniki Białostockiej. – Forum stanie się oficjalnym kanałem, który ułatwi wymianę informacji, dobrych praktyk oraz rozwiązywanie problemów, które często są identyczne na różnych wydziałach. Pozwoli to uniknąć powielania pracy i usprawni przepływ wiedzy. Forum umożliwi też wspólne opiniowanie np. zarządzeń i zmian, co pozwoli w porę dostrzec potencjalne trudności i zaproponować być może lepsze rozwiązania. Da także możliwość samokształcenia uczestników Forum oraz przestrzeń do rozwoju umiejętności i doskonalenia zawodowego, między innymi w drodze przekazywania „know how” od liderów grupy. Dzięki integracji środowiska mamy nadzieję stać się realnym głosem w dyskusjach na temat pracy administracyjnej w Uczelni.

Do zadań Uczelnianego Forum Sekretariatów należy:

• inicjowanie działań na rzecz rozwoju wizerunku sekretariatów oraz kompetencji ich pracowników
• integracja środowiska pracowników sekretariatów, innych jednostek administracyjnych Uczelni oraz osób zaangażowanych w proces obsługi administracyjnej
• prowadzenie kanału komunikacji wewnętrznej dla pracowników sekretariatów
• przedstawianie propozycji optymalizacji procesów administracyjnych
• opiniowanie i konsultowanie, na wniosek rektora lub prorektorów, spraw związanych z obsługą administracyjną, a także w innych sprawach wskazanych przez rektora lub prorektorów
• inicjowanie i uczestniczenie, na wniosek rektora, w pracach wdrożeniowych nowych funkcjonalności i systemów wykorzystywanych w obsłudze administracyjnej.

Dzięki sformalizowaniu Forum, pracownicy zyskali większe możliwości działania, które pozwalają na dialog z władzami uczelni oraz skuteczną współpracę z poszczególnymi działami.

Wsparciem w realizacji zadań forum będą zasoby informacyjne obejmujące opinie, interpretacje, stanowiska, a także dostęp do metod i narzędzi wspomagających pracę sekretariatów. Organizacja szkoleń, warsztatów i konferencji przyczyni się do podniesienia kompetencji pracowników.

W interpretacji zawiłości prawnych służyć będzie Biuro Radców Prawnych Politechniki Białostockiej, a do realizacji konkretnych zadań powoływane będą zespoły robocze, w skład których wejdą pracownicy wszystkich sekretariatów Uczelni.

Spotkanie inaugurujące Uczelnianego Forum Sekretariatów odbyło się 3 lutego 2026 r. Dotyczyło ono najbardziej palących obecnie tematów, tj. wprowadzenia KSeF, Bazy dokumentów oraz zmian w rozliczaniu godzin ponadwymiarowych nauczycieli. W marcu zaplanowane jest szkolenie z komunikacji z osobami neuroróżnorodnymi. Spotkania zarówno stacjonarnie, jak i za pośrednictwem MS Teams, będą organizowane w miarę pojawiania się potrzeb.

Forum stanowi podmiot opiniodawczo-doradczy Rektor Politechniki Białostockiej w zakresie obsługi administracyjnej. Podczas spotkania dr hab. inż. Marta Kosior-Kazberuk, prof. PB wręczyła 23 osobom powołania, zachęcając do współpracy. – Mają Państwo głos, który którego ja bardzo chętnie wysłucham i deklaruję swoje wsparcie w realizacji różnych działań.

W skład Uczelnianego Forum Sekretariatów weszli:

• Kinga Jatkowska-Łukaszuk – Przewodnicząca
• Agnieszka Druć – Zastępca Przewodniczącej
• Ewelina Użyńska
• Joanna Czarnecka
• Katarzyna Szymul
• Honorata Mrozek
• Katarzyna Matosek
• Elżbieta Stachniewicz
• Dorota Maleszewska
• Urszula Wieliczko
• Iwona Troc
• Katarzyna Kondrusik-Kałajtan
• Mariusz Gorustowicz
• Agnieszka Makarec
• Justyna Zalewska
• Joanna Panasiuk
• Anna Wiewióra
• Iwona Wojciechowicz
• Ewa Sidoruk
• Magdalena Rogowska
• Urszula Miłkowska
• Aneta Perkowska-Wojszko
• Katarzyna Siergiejuk.

Zarządzenie nr 105/2025 Rektora Politechniki Białostockiej z dnia 30 października 2025 roku w sprawie utworzenia Uczelnianego Forum Sekretariatów Politechniki Białostockiej – sprawdź na stronie

oprac. Magdalena Grzęda-Zajkowska